Muchas veces me he encontrado con la siguiente situacion: alguien para presentar un proyecto, muestra una típica carta Gantt con un listado de tareas, como si la programación de actividades fuese todo el proyecto en si mismo.
La carta Gantt es una potente herramienta para la gestión de un proyecto, sin embargo para llegar a ella es necesario previamente realizar varias tareas imprescindibles.
En un proyecto siempre van a existir tres variables que son claves para asegurar la calidad de éste: Alcance, Costo y Tiempo; es lo que se conoce en la Gestión de Proyectos como la Triple Restricción, estas 3 variables deben combinarse de manera adecuada y gestionarse correctamente para que el proyecto logre su objetivo.
Cada lado del triángulo debe ser proporcional con los otros, si uno crece o decrece, los otros también sufrirán cambios generando con ello distorsiones en los objetivos esperados.
Cuando tenemos un proyecto entre manos, lo primero es definir de manera muy clara los objetivos y alcance de éste, aunque parezca obvio, la mayoría de los proyectos fracasa por que su definición inicial o bien era muy vaga o el alcance quedó mal definido. El alcance debe ser tan claro como establecer qué está dentro del alcance del proyecto como también establecer qué está fuera del alcance del proyecto, con esto se asegura evitar malos entendidos y ambiguedades a la hora de los problemas.
La buenas prácticas en la Gestión de Proyectos, establecen que en esta etapa deben existir un par de documentos que aseguren que todos los interesados y equipo del proyecto tengan claro el objetivo y alcance, este documento puede ser el Project Charter o un documento definido como Visión y Alcance del Proyecto, además si este proyecto es para un cliente , se debe establecer un SOW con las condiciones en que se gestionará el proyecto.
Una vez establecidos el objetivo y alcance del proyecto y se cuenta con los documentos debidamente firmados y autorizados, es necesario conocer el presupuesto y los recursos necesario para llevar a cabo el proyecto.
Este presupuesto debe ser suficiente para lograr el objetivo según el alcance establecido e incluso el Jefe de Proyecto puede establecer un fondo de emergencia a partir del presupuesto para enfrentar situaciones no previstas. La consecución de los recursos del proyecto ya sea el presupuesto y el equipo es tarea de un rol denominado Sponsor del Proyecto, es la persona que impulsa el proyecto, lo define, consigue los recursos y asigna al Jefe de Proyecto para que lo gestione. El Sponsor es el responsable último del proyecto.
Establecido ya el proyecto con objetivos claros y alcances definidos, con un presupuesto aceptado y un equipo de trabajo constituido, comienza la etapa de planificación de la tareas. Un método importante para establecer esto en línea con el alcance del proyecto es a través de una WBS o EDT, esto es estructurar el alcance del proyecto a través de tareas y subtareas de modo tal que se pueda apreciar de una mirada la totalidad de activades a realizar en el proyecto, esta estructura es clave para pasar a la etapa de programación de las actividades ya que este agrupamiento de tareas es la base para realizar la carta Gantt.
Como ven, antes de programar un proyecto es necesario realizar ua serie de activades claves previamente, esto nos asegurará que el proyecto se ejecute correctamente y logre su objetivo.
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